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CasesVarejoBox Mayorista

Gestão de 25 obras simultâneas centralizada no ClickUp — rastreabilidade completa em 6 semanas

Asunción, ParaguayGrande empresaImplementado em 6 semanas
Case Box Mayorista

Visão geral

A Box Mayorista opera a construção, reforma e ampliação de lojas e supermercados com até 25 projetos simultâneos em execução. Com múltiplas equipes de engenharia, arquitetura e obra civil envolvidas em paralelo, o desafio era claro: criar uma fonte única da verdade que substituísse ferramentas desconectadas e devolvesse visibilidade real ao processo de aprovação e execução. O ClickUp foi implementado como espinha dorsal técnica — e o sistema legado foi migrado e desativado integralmente.

Ao longo do projeto, a SyForge conduziu um ciclo completo de letramento em IA: a equipe foi treinada no uso de Claude como copiloto operacional, com foco em prompts aplicados à gestão de obras, integração via MCP para acionar e consultar o ClickUp diretamente por linguagem natural, e uso de automações com Agentes de IA nativos da plataforma. O objetivo não foi apenas implementar — foi garantir que o time saísse capaz de evoluir o sistema e usar IA como alavanca real de produtividade.

Projeto Box Mayorista

Nossa abordagem

Iniciamos com um projeto-piloto em 3 obras na fase de aprovação para modelar e padronizar o fluxo antes de escalar. A implementação foi feita hands-on com a equipe, incluindo a diretoria como usuária ativa da ferramenta — aprovações passaram a exigir registro no ClickUp. Transferência de domínio técnico desde o primeiro dia: o time saiu do projeto operando e evoluindo o ambiente de forma autônoma.

Em paralelo à implementação do ClickUp, conduzimos um programa de letramento em IA com a equipe. Foram trabalhadas três frentes: (1) engenharia de prompts aplicada ao contexto de gestão de obras — resumos de status, análise de cronograma e comunicação com fornecedores; (2) configuração e uso de MCP (Model Context Protocol) conectando Claude diretamente ao ClickUp, permitindo consultar e atualizar tarefas por linguagem natural sem abrir a interface; (3) ativação e treinamento dos Agentes de IA nativos do ClickUp para automação de relatórios semanais e triagem de documentos de obra. O time passou de usuário de planilha a operador de IA em ambiente produtivo.

Desafio → Solução

Do gargalo à operação rastreável

O desafio

Aprovações travadas e pendências sem dono em operação multi-obra

Com informações distribuídas entre e-mail, WhatsApp e sistemas desconectados, aprovações internas e externas ficavam sem responsável visível — gerando gargalos que impactavam diretamente o ritmo do canteiro. Mudanças de escopo da diretoria adicionavam semanas ao cronograma sem registro documentado do impacto.

A solução

Centralização das aprovações, dashboards gerenciais e hierarquia por fase de obra

Estrutura hierárquica por espaço, pasta e fase padronizada de obra — Anteprojeto, Execução, Pré-inauguração, Inauguração e Pós-Venda. Aprovações de projetos 3D e plantas registradas diretamente no card, com histórico completo. Dashboards com percentual de avanço e gargalos visíveis para diretoria e gestores. IA nativa para gerar resumos semanais e converter documentos Word em tarefas automaticamente. Integração Claude + ClickUp via MCP para consultas e atualizações por linguagem natural. Equipe treinada em prompts avançados para contexto de obra civil e gestão de aprovações.

Resultados

O que mudou na operação

  1. Migração de 100% dos dados do sistema legado para o ClickUp — plataforma anterior desativada ao final do projeto.

  2. 50% das pastas e listas desorganizadas reestruturadas e consolidadas em um funil coerente, sem perda de dados.

  3. Fim dos relatórios impressos para reuniões de diretoria — aprovações passaram a ocorrer diretamente na ferramenta, com histórico rastreável.

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