Indústria · Ciudad del Este, Paraguay
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Estruturação operacional de aceleradora de marketing digital com ClickUp — da inteligência de negócio à operação rastreável por cliente e serviço
PortugalPequena empresaImplementado em 4 semanas
Visão geral
A AI&Media é uma aceleradora de marketing digital que cresceu rapidamente para uma equipe multidisciplinar de gestores de tráfego, designers e especialistas em social media. O crescimento acelerado exigiu uma reestruturação em duas frentes: primeiro a inteligência do negócio — papéis, produtos e precificação — e depois a operação técnica no ClickUp, com estrutura hierárquica por cliente e serviço, fluxos de status customizados por área e controle de prazos em tempo real.
Nossa abordagem
Antes de configurar qualquer ferramenta, auditamos a inteligência do negócio — papéis, produtos e precificação. A implementação técnica seguiu a filosofia de simplicidade primeiro: status claros, hierarquia objetiva, complexidade adicionada gradualmente conforme a equipe se adapta. Funcionalidades que geravam confusão foram desativadas deliberadamente. Transferência de domínio feita hands-on com treinamentos sequenciais e material de apoio — a equipe saiu do projeto operando de forma autônoma, sem depender de suporte contínuo.
Desafio → Solução
Do gargalo à operação rastreável
O desafio
Ausência de papéis definidos e produtos sem escopo em alto crescimento
Com contratações feitas antes de definir funções e serviços vendidos sem escopo fechado, cada cliente parecia um projeto 100% customizado. Os sócios acumulavam operação e liderança simultaneamente — sem reuniões formais, sem pipeline de produtos e sem clareza sobre quem era responsável por quê. Na ponta operacional, o controle de prazos e publicações era feito sem sistema estruturado.
A solução
Matriz de precificação por esforço, papéis via RCF e status por área
Mapeamento de papéis via método RCF — missão, competências e indicadores definidos por cargo. Matriz de precificação com entregáveis exatos e tempo de esforço em horas, fechando escopo e prevenindo expansão não cobrada. Espaço “Operações” no ClickUp com pastas por cliente e listas por serviço — design, tráfego pago, social media e automação. Fluxos de status customizados por área, do briefing recebido até publicação e conclusão. Campos personalizados de data de entrega e postagem com visualização em calendário. Templates por tipo de serviço e integração com Google Calendar e Google Drive.
Resultados
O que mudou na operação
Papéis formalizados entre os sócios — divisão clara entre liderança comercial e direção de operações.
Produtos catalogados com escopo e precificação por esforço — fim das vendas 100% customizadas sem critério de hora.
Novas metas de crescimento formalizadas e conectadas diretamente à operação.
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