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CasesMarketingAgência Solo Art

Gestão de criativos, comissões e contratos anuais centralizada no ClickUp — de planilhas fragmentadas a operação rastreável

São Paulo, BrasilPequena empresaImplementado em 10 semanas
Case Agência Solo Art

Visão geral

A Agência Solo Art opera com contratos anuais de design, copywriting e gestão de tráfego, gerenciando um sistema complexo de créditos por cliente e comissionamento por entrega para designers freelancers. O projeto partiu de uma dor específica — calcular comissões sem depender de planilhas Excel sujeitas a erro humano — e evoluiu para uma reestruturação completa da operação: do fluxo de criativos ao controle de contratos, tudo centralizado no ClickUp.

Projeto Agência Solo Art

Nossa abordagem

Validamos as regras de negócio antes de configurar qualquer automação — incluindo a decisão de não usar time tracking para evitar passivos trabalhistas. Treinamentos separados por perfil: sessão gerencial para regras financeiras e onboarding simplificado de 30 minutos para os operadores. A implementação revelou gargalos que iam além do escopo original, posicionando o projeto como diagnóstico operacional — não apenas configuração de software.

Desafio → Solução

Do gargalo à operação rastreável

O desafio

Rastreabilidade financeira e privacidade de dados com múltiplos freelancers

Contratos com dezenas de variáveis de crédito e comissionamentos individuais por entrega tornavam o controle manual em planilhas lento e suscetível a erros. A operação exigia que os dados financeiros dos designers fossem acessíveis individualmente — sem expor valores contratuais ou comissões de terceiros.

A solução

Fluxo por subtarefas, views filtradas e automação de contratos e comissões

Estrutura por espaços separados — operação isolada de jurídico e financeiro. Views Kanban com filtro “Modo Eu” para que cada designer visualize apenas as próprias demandas. Subtarefas como base de dados de comissão por responsável. Menus suspensos substituindo dezenas de colunas em contratos complexos. Automações de vencimento e AI Standup para resumos diários de atividade.

Resultados

O que mudou na operação

  1. Controle de abatimento de créditos contratuais resolvido nativamente no ClickUp — planilhas de Excel eliminadas do fluxo de gestão.

  2. Designers passaram a consultar a própria comissão diretamente no sistema — sem acesso a dados financeiros de terceiros.

  3. Escopo expandido espontaneamente pelo cliente para RH, recrutamento e CRM comercial — áreas que antes operavam sem sistema.

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