Melhor software de gestão de projetos: minha tier list

O melhor software de gestão de projetos para uma empresa pequena ou média é o que o seu time aprende a usar sem depender de quem o montou. Na minha tier list de março de 2025, só o ClickUp e o Asana chegaram ao topo da gestão, no mesmo degrau. Escolha um dos dois, não os dois.

Sou Parceiro Oficial ClickUp desde 2021, então leia o ranking com esse desconto: mostro abaixo onde o viés aparece na ordem e onde não aparece. Gravei a tier list em março de 2025, e ferramenta, plano e preço mudam, por isso o texto não traz preço. No vídeo, monto o ranking na tela, uma ferramenta por vez.

Qual critério decide o melhor software de gestão de projetos?

Uso um critério só, e ele está na frase abaixo.

"A ferramenta deve ser útil para negócios, não só para a minha organização pessoal."

Os motivos que dei para cada ferramenta cabem em cinco perguntas:

1. Serve ao time? Produtividade individual não organiza uma operação.
2. O time aprende sem você? Se só quem montou consegue ajustar, a liderança vira suporte da ferramenta.
3. Dá para decidir com dados? Operação baseada em dados pede painéis e integrações sem malabarismo.
4. Cresce com a empresa? Começa pequena e ganha automações e integrações sem trocar de ferramenta.
5. O custo-benefício fecha? Para empresa pequena, o preço pesa mais que a interface bonita.

Dois sinais de que a parceria não decidiu a ordem: coloquei o Asana no mesmo degrau do ClickUp, e o Jira, que o time de tecnologia da casa usava em março de 2025, ficou no nível situacional. Mas o viés existe: a SyForge não vende licença, e ainda assim eu trabalho com ClickUp todos os dias, o que pesa no meu conforto com a ferramenta.

Tier list de softwares de gestão de projetos: do corra ao top

São cinco níveis, cada um com o seu critério:

• Corra: famosa, mas sem sentido como sistema de negócio para empresa pequena ou média.
• Evite: parece boa, mas pode atrapalhar mais do que ajudar.
• Situacional: só serve quando a sua operação ou segmento pede uma adaptação específica.
• Muito útil: excelente, mas não a mais essencial para gerir o negócio.
• Top: indispensável para qualquer negócio digital, principalmente na gestão.

Os veredictos são meus, de março de 2025. Parte da lista é a comunicação e os arquivos em volta da gestão.

Preço ficou fora da tabela. Para valores atuais, abra a página oficial de cada ferramenta, como a de preços do ClickUp e a de preços do Asana.

Por que Notion, Monday e Teams não são minha escolha para gerir uma empresa?

Cada um tem um motivo próprio: o Notion falha no treino do time, o Monday no custo-benefício e o Teams no esforço de organizar o ambiente. Não é qualidade de produto, é encaixe com uma empresa pequena ou média que quer crescer.

O Notion é o que mais gera discussão, e mantenho a posição: as empresas que eu vi tentando organizar a operação nele tiveram dificuldade com o time e, depois de um tempo, mudaram de ferramenta.

"Quando você precisa hiper customizar, você vai precisar hiper treinar e hiper ensinar."

Um sistema tão seu que ninguém consegue estudar em outro lugar cria dois custos. Cada líder gasta tempo ensinando o modelo atual a cada pessoa nova. E, quando um processo muda, só quem fundou o sistema consegue ajustar: a liderança desce para arrumar a operação em vez de cuidar de decisão estratégica. Para organização pessoal, eu mesmo iria de Notion.

O Monday é produto de que gosto e mesmo assim evito: a interface é bonita e flexível, e o app é um dos melhores de gestão de tarefas, na minha opinião. Em março de 2025, o custo-benefício para empresa pequena me parecia menor que o das opções do topo.

O comparativo ClickUp vs Monday: o custo que não aparece na página de preço traz a conta com preços oficiais e indica o Monday para quem não tem ninguém para configurar a ferramenta.

O Teams eu evito sempre que possível. Faz sentido com exigência de segurança, como banco, corretora ou engenharia com questões de segurança complexas, ou se a empresa já roda toda em Microsoft. Fora disso, na minha experiência, deixá-lo útil e organizado dá muito mais trabalho do que no Google Workspace.

Quando Jira, Trello, Discord, Slack e Google Workspace valem a pena?

Cada um vale em um caso específico: Jira para times de desenvolvimento, Trello para projeto pequeno que não vai crescer, Discord e Slack para a conversa do time, Google Workspace para e-mail, arquivos e reunião. Nenhum substitui a ferramenta de gestão, que cuida de como as demandas chegam e são entregues.

Jira e Trello: os situacionais

O Jira é referência para times ágeis, e quem desenvolve software costuma não abrir mão dele. Para uma empresa menor com outros tipos de projeto, não é minha escolha. O Trello é o meu Fusquinha Amarelo: lindinho, mas só serve a 1 a 3 pessoas num projeto que não vai crescer, como quadro e calendário. Para operação baseada em dados, não recomendo. Se a sua dúvida é só entre Trello, Monday e ClickUp, a decisão por tamanho de time está em ClickUp vs Monday vs Trello: qual escolher pelo tamanho do time.

Discord e Slack: a conversa do time

Ficaram em muito útil, e não em top, porque para gestão não são essenciais: tem empresa gerida em grupo de WhatsApp, e não recomendo. Mas a conversa por projeto, cliente e área precisa de um lugar próprio.

O Slack é mais intuitivo para quem vem do corporativo, e a página oficial de preços do Slack diz que o histórico de mensagens do plano grátis é limitado. Em março de 2025, a casa usava o Discord: no que vi na prática, ele guardava o histórico das conversas sem cobrança.

Google Workspace: a base da empresa

E-mail de trabalho sob controle da empresa, num domínio próprio, com documentos, planilhas e reuniões integrados e online. Na minha leitura, é mais colaborativo que o Teams.

Qual é o melhor software de gestão de projetos no topo: Asana ou ClickUp?

Empate, e você escolhe um dos dois. Asana e ClickUp já trazem premissas de gestão prontas e são mais fáceis de configurar do que um sistema em branco. São personalizáveis, e essa é a diferença para o Notion.

"Ser personalizável, e não hiper personalizável, garante que, se precisar treinar alguém do time para assumir a melhoria dos processos, a ferramenta funciona."

No ClickUp, a hierarquia é previsível (Espaço de trabalho, Espaços, Pastas, Listas e Tarefas, segundo a ajuda oficial sobre hierarquia), e o time entende como as coisas são encaminhadas. O Asana perde um pouco para o iniciante, com muito elemento na mesma tela, mas, na minha leitura de março de 2025, é uma das mais completas do mercado.

O ClickUp deixa começar pequeno e crescer, com automações e integrações. O custo é a curva de aprendizagem. Quem ainda não tem ferramenta pode começar pelo Tutorial ClickUp 4.0: do zero ao primeiro projeto configurado.

As fontes da ajuda oficial estão em Tipos de usuário no ClickUp: quem paga licença e quem não.

Se a curva de aprendizagem é o seu medo, é o que a gente resolve na implementação de ClickUp da SyForge: 6 a 8 semanas, junto com o seu time. A porta de entrada é um diagnóstico operacional gratuito, de 35 minutos, com quem implementa, não com vendedor.

O que esta tier list não resolve?

Ela tem dono e data: é a opinião de um Parceiro Oficial ClickUp, de março de 2025, para empresas pequenas e médias. Para um time de desenvolvimento, o Jira sobe; para quem já roda tudo em Microsoft, o Teams sobe. E ela compara só ferramentas prontas: se a sua dúvida é construir a própria com IA, leia Como escolher entre ClickUp, Low-Code e VibeCode.

Perguntas frequentes

Uma ferramenta bem montada vale mais que cinco bem escolhidas

O ranking serve para eliminar o que não cabe na sua empresa, não para colecionar ferramenta. Se o negócio só anda quando você está por perto, falta um sistema que garanta a produtividade do time, e nenhuma ferramenta entrega isso sozinha.

Para descobrir onde está o gargalo antes de gastar com mais software, peça o diagnóstico operacional gratuito da implementação de ClickUp: 35 minutos, com quem implementa, e você sai sabendo qual caminho seguir.