Tipos de usuário no ClickUp: quem paga licença e quem não

Nos tipos de usuário do ClickUp, quem só visualiza não paga, e quem faz mais do que isso, em regra, paga. Nos planos pagos, proprietário, administrador, membro e membro limitado entram na fatura. Convidado e membro limitado que só visualizam ficam de fora da fatura. O convidado que comenta ou edita só é grátis dentro da cota de vagas.

Quando gravei o vídeo, em agosto de 2023, descrevi contas com um administrador, três pessoas pagas e uma fila de convidados usando os recursos do plano pago. O atalho era pagar só por quem precisa e manter o resto como convidado. Os planos e os preços daquela época estão superados e ficam de fora. A lógica das funções continua útil, mas parte das regras mudou, e é aí que a fatura surpreende. As regras de função e de cobrança abaixo vêm das páginas de ajuda oficiais do ClickUp, com link.

Quais são os tipos de usuário do ClickUp e quais entram na fatura?

Nos planos pagos, são sete funções, em dois grupos, fora as funções personalizadas dos planos mais altos. Entre os membros, quatro pagam e uma não. Entre os convidados, só paga o que tem permissão controlada e passou da cota de vagas.

As fontes são Funções de usuário do tipo proprietário, administrador e membro e Funções de usuário do tipo convidado. A disponibilidade varia por plano, e a ajuda avisa que alguns Espaços de trabalho já têm acesso a um novo conjunto de planos: confirme o seu.

O valor de cada assento muda por plano e fica fora deste texto. Ele está na página oficial de preços do ClickUp, e a conta contra o Monday está em ClickUp vs Monday: o custo que não aparece na página de preço.

"Na grande maioria das operações, é desnecessário ter todas as pessoas como membros."

Quando um convidado passa a custar como um membro?

Quando as vagas de convidado com permissão controlada do plano acabam e você convida mais um. Nesse momento, o ClickUp adiciona e cobra um assento pago de membro. O convidado somente para visualização não custa nada, e os planos pagos aceitam uma quantidade ilimitada deles, desde que ele continue só visualizando.

A cota depende do plano e cresce a cada membro. A página Preços por função de usuário e plano traz esta conta:

Em 2023, eu fazia outra conta (5 vagas por membro pago no Unlimited, 10 no Business). Descarte a minha: vale a da ajuda de hoje.

Para reduzir a conta, a ajuda lista três caminhos: mudar o convidado para somente visualização, tirar o convidado somente para visualização de todas as Equipes ou removê-lo do Espaço de trabalho. No Free Forever é mais simples: o convidado só recebe permissão completa e não há cobrança.

Dá para manter o time de dentro como convidado?

Não. Quem usa o domínio de e-mail da sua empresa, ou o login único (SSO) dela, não pode ser convidado. A ajuda oficial diz que quem já era convidado com permissão controlada nessa situação é convertido em membro limitado. E membros limitados pagam a mesma taxa que os membros.

Convidado, portanto, é a função de quem é de fora: freelancer, parceiro contratado como PJ, cliente. Em 2023, eu já avisava que o convidado interno custava praticamente o mesmo que um membro e que a diferença era mais conceitual do que financeira. Hoje a regra está na ferramenta.

Para o time de dentro que só acompanha, o caminho sem custo é o membro limitado somente para visualização: ele vê o que for compartilhado e participa do Chat. O limite é estreito: uma permissão de comentar ou editar em um único item o transforma em membro limitado, com a taxa cobrada.

Qual tipo de usuário dar para cada pessoa no ClickUp?

Decida pela pergunta: o que essa pessoa precisa fazer além de ler? A tabela é recomendação minha, montada sobre as regras oficiais acima.

Em 2023, eu dizia que quem estrutura espaços, pastas e listas não deve ser convidado, e a ajuda de hoje sustenta um dos motivos: convidado não entra em Espaço. Convidado também dá trabalho: cada pasta ou lista é compartilhada uma a uma, e em time grande isso exige treinamento a mais.

Seu ClickUp já tem gente demais como membro e você não sabe por onde começar a revisão? Leve o assunto ao diagnóstico operacional gratuito da implementação de ClickUp: 35 minutos, com quem implementa, não com vendedor. A SyForge é Parceiro Oficial ClickUp desde 2021, mas não vende licença nem assento, então a receita dela não cresce quando você paga por mais usuários.

Quem controla o convite controla a fatura

Por padrão, o membro pode convidar membros, convidados e membros limitados. Cada membro novo é um assento pago. Quem entra no meio do ciclo paga proporcional aos dias que faltam para a renovação, segundo a ajuda sobre as funções do tipo membro. Em todos os planos dá para desligar o convite de membros para os membros, nas permissões de convite. Para os administradores, só no Business Plus e no Enterprise.

Minha recomendação: o convite de membro fica com o proprietário e os administradores. Quem precisa de mais acesso pede. O membro limitado pode pedir acesso completo, a solicitação chega a quem pode adicionar membros e vale por 14 dias. Aprovar dá acesso completo aos itens públicos, ou seja, vira membro.

Quando alguém sai, remover é permanente e o assento pago continua aberto. Você pode ocupá-lo com um novo usuário pago ou converter, sem custo extra, um membro limitado somente para visualização ou um convidado para uma função paga. Se ninguém o ocupar antes do próximo ciclo de cobrança, ele é removido, segundo a ajuda sobre remover alguém de um Espaço de trabalho.

Sobre o momento do convite, Como configurar o ClickUp da empresa: 7 passos na ordem certa recomenda chamar o time só depois de a base estar pronta, porque cada conta nova repete a configuração pessoal.

Quem deve ser o proprietário do Espaço de trabalho?

O dono da empresa ou o responsável financeiro: alguém que garanta a segurança da conta. Quem cria o Espaço de trabalho vira proprietário, e só pode haver um. Já recebi casos de freelancers que criaram a conta, o time passou a usar e, depois de um tempo, a conta foi apagada pelo proprietário.

"Proprietário você tem apenas um. Tome cuidado com quem cria a conta."

A ajuda oficial confirma o risco. Só o proprietário pode excluir o Espaço de trabalho ou transferir a propriedade, e um Espaço excluído não pode ser recuperado.

Se o ClickUp da sua empresa ainda nem existe, crie a conta já com o e-mail certo e siga o Tutorial ClickUp 4.0: do zero ao primeiro projeto configurado.

Quando mexer nas funções não economiza

Quando todo mundo edita. Time pequeno em que cada pessoa mexe nas tarefas todos os dias é time de membros, e não existe função mais barata para essas pessoas. O atalho serve a quem só acompanha, a quem é de fora e a quem conversa sem editar.

Revisar funções também não escolhe o plano. A resposta que eu dava em 2023 continua de pé:

"O momento certo de contratar um plano pago é quando você já sente falta de algo a mais."

A ajuda sobre limites de uso por plano explica o que acontece ao bater no limite de um recurso: os dados criados continuam lá, mas você não edita nem adiciona nada nele até fazer o upgrade do Espaço de trabalho. Este texto também não calcula a sua fatura, que depende do plano e de quantas pessoas ocupam cada tipo de assento.

Perguntas frequentes

Defina a função antes de mandar o convite

A fatura do ClickUp se decide em dois momentos: quando alguém entra e quando alguém sai. Escolha a função antes do convite e revise os assentos abertos antes da renovação.

O seu ClickUp já está rodando e você quer saber se a estrutura e as funções fazem sentido para a operação? Peça o diagnóstico operacional gratuito da implementação de ClickUp. São 35 minutos com quem implementa (750+ implementações desde 2018), não com vendedor: você sai sabendo onde está o gargalo e qual o caminho, mesmo que não contrate.