ClickUp vs Monday vs Trello: qual escolher pelo tamanho do time

Na comparação ClickUp vs Monday vs Trello, o que decide é o tamanho que a sua operação vai ter, não a lista de recursos. Time pequeno que vai continuar pequeno fica bem no Trello. Operação que vai crescer pede o ClickUp. Na minha leitura, o Monday facilita a largada, mas largada fácil não garante que ele acompanhe a operação depois.

Sou parceiro oficial do ClickUp desde 2021, então desconte o viés. No vídeo, gravado em setembro de 2025, avisei que não ia puxar a sardinha para o lado do ClickUp, e o critério aqui é o mesmo: dizer onde o Trello e o Monday servem melhor. Os preços e os planos que apareciam na tela estão datados e ficaram de fora.

Qual é a diferença entre ClickUp, Monday e Trello?

A diferença está na quantidade de estrutura que cada uma pede de você. O Trello organiza o trabalho em quadros, listas e cartões e fica de pé em minutos. O Monday aposta numa interface de quadros que a maioria das equipes aprende rápido. O ClickUp reúne tarefas, documentos, chat e painéis num só lugar e cobra em troca mais decisões e mais treinamento no começo.

Hoje, a página de preços do Trello diz que a ferramenta ajuda a manter qualquer projeto organizado e cita visualizações de painel, linha do tempo, tabela, calendário e mapa. Em qual plano cada uma entra muda com o tempo, então confira lá. Na minha experiência, uma conta no Trello fica de pé em 15 a 20 minutos, porque quase todo mundo já conhece a ferramenta.

Para mim, o Monday tem a experiência visual mais agradável das três. A própria Central de Ajuda do ClickUp, no artigo que compara o ClickUp com o monday.com, reconhece que a maioria das equipes aprende a interface de quadros do Monday numa tarde e que, em fluxos simples, ela leva mais rápido à produtividade.

O ClickUp é o de recursos mais abrangentes e, pela minha experiência, o que mais exige treinamento. O mesmo artigo descreve a hierarquia dele (Espaços, Pastas e Listas) como mais controle em escala, ao custo de mais decisões logo no começo.

"O problema não é a ferramenta, mas não entender quando cada uma faz sentido."

Como escolher entre ClickUp, Monday e Trello?

Escolha pelo tamanho que a operação vai ter, não pelo que ela é hoje. A minha regra é esta: a gestão tem que receber o que o comercial vende. Se o seu time comercial é pequeno, a operação será pequena, as coisas se resolvem conversando e você não precisa de grande complexidade para ter uma boa gestão. Se o comercial vai crescer, a operação cresce junto, e a ferramenta precisa aguentar isso.

"Gestão tem que recepcionar o que é vendido."

A tabela traz o caminho que eu indicaria em cada cenário:

A tabela é leitura minha, não um ranking. Antes de fechar plano, confira regras e limites nas páginas oficiais de preços do ClickUp, do Monday e do Trello, porque elas mudam. Para um ranking com mais ferramentas e o critério de cada nível, veja Melhor software de gestão de projetos: minha tier list. A conta de custo entre ClickUp e Monday, com as páginas oficiais lado a lado, está em ClickUp vs Monday: o custo que não aparece na página de preço.

Quando o Trello basta e o ClickUp é exagero?

O Trello basta quando a operação cabe numa conversa. Um amigo meu gerencia pouquíssimos freelancers de fotografia para pequenos eventos. Ele não precisa de ClickUp, e eu nunca sugeri que saísse do Trello. Três sinais de que você está nesse caso:

• Você não vai organizar o financeiro na mesma ferramenta.
• Você não tem um fluxo de tarefas grande nem precisa de mais gente nele.
• Você não quer crescer muito mais.

Se os três são verdade, complicar a operação além do que o seu comercial pede é custo sem retorno. Trocar de ferramenta de gestão também não é como trocar de aplicativo de texto ou de IA: mexe no processo do time e do cliente e exige dedicação e treinamento.

O exagero também existe do lado do ClickUp, e esse era o meu incômodo. Quando gravei, em setembro de 2025, a conta nova liberava todos os recursos de uma vez, e quem entrava acabava fazendo de tudo, menos o que a operação precisava. A saída é desligar o que o seu sistema não usa. Hoje, a Central de Ajuda do ClickUp explica que proprietários e administradores ativam e desativam os ClickApps, os recursos opcionais, para o Espaço de trabalho inteiro ou para Espaços específicos.

Se você escolheu o ClickUp, a ordem de montagem está em Como configurar o ClickUp da empresa: 7 passos na ordem certa.

O Monday vale a pena para uma empresa que vai crescer?

Na minha leitura de setembro de 2025, só em parte: eu o descartava para quem ia crescer, por dois motivos. O primeiro era o custo: a adoção rápida dura a primeira semana, a quinzena, no máximo o primeiro mês, e depois a licença passa a pesar. O segundo era que, com o sistema de gestão bem montado, Monday e ClickUp entregam funcionalidade e efetividade parecidas, e o trabalho que sobra é o mesmo de qualquer ferramenta robusta: treinar o time e manter o engajamento.

Desconte o tom de 2025 no primeiro motivo. Custo é número, e número se confere na página oficial: o comparativo de custo faz essa conta e mostra onde o Monday ganha. Quem está crescendo também precisa olhar a regra de assentos de cada ferramenta. No ClickUp, ela depende do tipo de usuário, e Tipos de usuário no ClickUp: quem paga licença e quem não explica quem entra na fatura.

O segundo motivo continua de pé. O que organiza uma empresa é o jeito como você decide estruturar departamentos, clientes e times, e isso nenhuma ferramenta entrega pronto.

"Modelo ajuda a dar referência. Ele não resolve o seu problema de gestão, porque nenhuma empresa é igual a outra."

Como migrar do Trello ou do Monday para o ClickUp?

O ClickUp tem um importador oficial para as duas ferramentas. O caminho é criar a estrutura no ClickUp primeiro (um Espaço para abrigar os quadros), importar, mapear as pessoas e escolher as opções. O importador traz os dados, e a estrutura que você desenha antes é o que decide se o time vai usá-los.

Do Trello, a Central de Ajuda do ClickUp descreve que cada quadro vira uma Pasta e que as colunas viram status ou listas, à sua escolha. Entram responsáveis, comentários, checklists, etiquetas, datas de vencimento e campos personalizados. Imagens de capa não entram, e o tempo vai de cerca de um minuto a algumas horas, conforme o volume de dados. Pela descrição da ajuda, a leitura é esta: se as colunas são etapas por onde a tarefa passa, importe como status; se são agrupamentos, importe como listas.

Do monday.com, a ajuda do ClickUp para importar do monday.com diz que cada quadro vira uma Lista e que os subitens viram tarefas. Não entram dependências, fórmulas, tarefas vinculadas, espelhos, linha do tempo e quadros conectados, e anexos geralmente não são compatíveis. As automações você recria depois, segundo o mesmo artigo de comparação.

Se a migração é de um Trello ou de um Monday que já não aguenta a operação, desenhar o sistema antes de importar é o trabalho da implementação de ClickUp da SyForge: 6 a 8 semanas, junto com o seu time. O ponto de partida é um diagnóstico operacional gratuito, de 35 minutos, com quem implementa, não com vendedor.

Perguntas frequentes

A ferramenta certa acompanha o seu comercial

O Trello serve enquanto a operação cabe numa conversa, o Monday acelera a largada e o ClickUp sustenta a operação que cresce. Antes de comparar recursos, responda quanto o seu comercial vai vender nos próximos anos, porque é isso que a operação vai ter de receber.

Se você quer decidir isso com quem implementa, peça o diagnóstico operacional gratuito da implementação de ClickUp: são 35 minutos com quem implementa, não com vendedor, e você sai sabendo onde está o gargalo e qual o caminho, mesmo que não contrate.