Estruture o ClickUp começando por Spaces, Pastas e Listas, alinhando-os aos departamentos reais da empresa. Evite criar sistemas complexos ou departamentos fictícios; priorize setores sob seu controle. Spaces representam departamentos, Pastas agrupam projetos ou clientes, Listas concentram tarefas diárias. Foque em pessoas competentes e rotinas claras, pois processos apenas suportam a operação. Configure cada Space com nome, cor, privacidade e visualizações essenciais (lista e calendário). Defina status de tarefas conforme o fluxo do departamento, evitando etapas desnecessárias. Garanta que cada colaborador acesse apenas o necessário. Revise se há excesso de processos e falta de rotinas. Comece enxuto, consolide rotinas e só depois aumente a complexidade da gestão.
O papel da estrutura no sistema operacional da sua empresa
Um dos maiores erros que gestores cometem ao implementar o ClickUp é começar pela parte errada. Antes de pensar em processos específicos, é fundamental entender como estruturar Spaces, Pastas e Listas – a base que sustenta o sistema operacional da sua empresa.
O ClickUp é uma ferramenta criada para atender múltiplos tipos de operação: desde uma padaria até uma empresa de engenharia. Isso significa que a mesma lógica pode ser aplicada em negócios pequenos, médios ou grandes, desde que você saiba adaptar o nível de complexidade.
O segredo não está em criar um sistema gigante, mas em montar uma estrutura suficiente para o tamanho da sua operação, sem gerar burocracia desnecessária.
Hierarquia do ClickUp
Workspace → Sua conta como um todo (a empresa).
Spaces → Representam, na maioria das vezes, departamentos.
Pastas → Criadas dentro dos Spaces, agrupam projetos, clientes ou frentes específicas.
Listas → Onde vivem as tarefas do dia a dia.
Tarefas/Subtarefas → A execução prática.
Como definir os Spaces (departamentos)
Na prática, cada Space deve representar um departamento da sua empresa: Marketing, Financeiro, Projetos, Comercial etc.
Se você está começando, não complique: crie apenas os departamentos que realmente existem e que você já consegue gerenciar.
Priorize começar pelo setor onde você tem mais controle (ex.: Financeiro ou Projetos).
Exemplo prático
Backoffice: dentro dele ficam contábil, jurídico e financeiro.
Marketing: todas as iniciativas e projetos relacionados à comunicação.
Pessoas, Processos e Rotinas
Muitos gestores acreditam que processos resolvem tudo. A experiência prática mostra o contrário:
Pessoas competentes + rotinas bem estabelecidas mantêm o negócio funcionando.
Os processos entram como suporte, mas não substituem a disciplina do time.
“Se você tiver processos impecáveis, mas não tiver pessoas engajadas e rotinas claras, sua operação quebra. Mas com pessoas e rotinas bem estruturadas, os processos se ajustam no caminho.”
Configuração inicial de um Space
Criação do Space
Defina o nome (ex.: Marketing).
Personalize cor/ícone.
Escolha se será público ou privado (início mais seguro = privado).
Visualizações obrigatórias
Lista de tarefas.
Calendário.
Evite poluição visual com visões desnecessárias.
Status das tarefas
Configure um fluxo claro que atenda seu departamento:
Backlog (ideias, inbox).
A Fazer (tarefas não iniciadas).
Fazendo (em andamento).
Em Revisão (opcional, para tarefas que precisam de aprovação).
Recurso Pronto (finalizado mas ainda não entregue).
Concluído (entregue e ativo).
Encerrado (não gera recorrência, apenas histórico).
Configuração de visões rápidas
Lista de Pendências: filtro de tarefas em atraso.
AI Standup: visão inteligente de progresso e performance do time.
Reflexões para aplicar na sua empresa
Seu time sabe exatamente quais são os departamentos ativos?
Você está criando processos demais e negligenciando rotinas simples?
As pessoas certas têm acesso apenas ao que precisam dentro do ClickUp?
Você já tem clareza de quais tarefas precisam de status “Recurso Pronto” e quais podem ir direto para “Concluído”?
Próximo Passo
Agora que você configurou seus primeiros Spaces, avance para a criação de Pastas e Listas.
Essas decisões vão definir se sua operação será clara e ágil ou se cairá na armadilha da complexidade.
Lembre-se: a SyForge recomenda começar enxuto, consolidar rotinas e só depois escalar a complexidade da sua gestão no ClickUp.
