Estruture o ClickUp começando pela definição clara de departamentos, que organizam e evitam desordem nas tarefas. Dentro de cada departamento, crie pastas que agrupem times, projetos ou clientes, conforme o contexto do negócio, sempre concentrando processos semelhantes. Configure cada pasta para mostrar acessos recentes, datas de início e fim, responsáveis definidos e visual limpo, eliminando informações irrelevantes. Use exceções apenas para grandes clientes ou processos financeiros complexos. Antes de criar listas e tarefas, valide se a pasta representa um time, cliente ou projeto, se há responsáveis claros e se os processos estão rastreáveis. Com essa base, avance para desenhar fluxos, automações e rotinas, tornando o ClickUp eficiente para gestão e escala.
O Papel dos Departamentos
O primeiro passo para estruturar o ClickUp de forma eficaz é entender que departamentos são a espinha dorsal do sistema de gestão.
Seja uma empresa pequena ou uma operação complexa, a lógica de departamentos sempre se aplica. É o ponto de partida que garante clareza e evita ramificações confusas de tarefas.
Se você erra na definição de departamentos, cria uma ramificação infinita de tarefas que só gera desordem.
Como Definir Pastas
Dentro de cada departamento, entram as pastas, que podem representar:
Times (ex.: conteúdo, vendas, financeiro)
Projetos (ex.: lançamento de um evento, campanha específica)
Clientes (quando você gerencia múltiplos)
A escolha depende do contexto do negócio. O mais importante é que cada pasta concentre processos semelhantes ou relacionados.
Exemplo prático no Marketing:Pasta “Conteúdo”
Lista: YouTube
Lista: Instagram
Lista: Blog
Configuração Recomendada
Na prática, ao criar uma pasta, configure para que ela traga:
Acessos recentes (tarefas manipuladas aparecem no topo).
Datas de início e fim para listas de projetos.
Donos claros de cada lista (quem é responsável por aquela área ou cliente).
Visual limpo (remover colunas que não trazem valor, como prioridade em excesso).
Isso garante organização, rastreabilidade e clareza na gestão.
Quando Usar Exceções
Grandes clientes: se representam 1% da operação, podem ter um space próprio.
Processos financeiros complexos: às vezes faz sentido criar uma pasta dedicada apenas para fluxo de caixa (entradas e saídas).
Reflexão para o Gestor
Antes de sair criando listas e tarefas, pergunte-se:
Minha pasta representa um time, um cliente ou um projeto?
Quem é o responsável por cada lista?
As datas e processos estão claros para acompanhamento?
Próximos Passos
Agora que o setup inicial foi concluído, você está pronto para avançar em direção ao design de fluxos e rotinas, onde o detalhamento de processos, automações e recorrências transforma o ClickUp em um verdadeiro sistema operacional do seu negócio.
A SyForge reforça: clareza em departamentos e pastas é o que diferencia um gestor que escala com eficiência de quem se perde em tarefas sem estrutura.
